La date quelques éléments à considérer :

• L'histoire locale, fête locale, fête du plan d'eau, autre événement sportif ou culturel, salon….
• Les dates des autres épreuves d'eau libre calendrier régional, national voire international
• Disponibilité du plan d'eau (température, algues, vent, marée, courants, méduses, requins)
• du personnel d'organisation, des nageurs locaux

Le site : Lac, Bassin d'Aviron, Rivière, Fleuve, Mer, Océan

Conseils : faire appel aux connaissances des professionnels ou habitués du plan d'eau, marins, pêcheurs, plaisanciers, moniteurs voile, canoë, aviron, plongeurs

Le parcours : 2 options

Départ et arrivée sur le même lieu un seul emplacement à aménager si possible de la sorte :

• Aire vestiaire si possible couverte (bâtiment existant, tente) et surveillée
• Sanitaire (douche, wc)
• Point de marquage des nageurs et de remise des bonnets numérotés si cette option est choisie.
• Podium

Départ et arrivée sur des lieux différents :

• Aménager deux sites
• Prévoir une navette, des sacs plastiques numérotés pour chaque nageur pour les effets personnels.
• La fiche d' information elle doit comprendre :
  • Le jour
  • La date limite d'engagement éventuellement ;
  • L'éventuelle possibilité de s'engager sur place ;
  • Le montant des droits d’ engagement, l'ordre ;
  • Le contact : nom, adresse, téléphone, fax, email .
  • Les catégories licenciés FFN, non licenciés
  • Le lieu de l'épreuve
  • Le lieu et l'heure de rassemblement
  • Le lieu et l'heure de la réunion technique (briefing)
  • Le plan détaillé de la course avec un plan détaillé du départ, des difficultés, de l’arrivée, le kilométrage total éventuellement partiel (peut être présenté à la réunion technique)
  • Le plan détaillé de l'aire de départ et d'arrivée
  • Le lieu et l'heure de la cérémonie des récompenses
  • L'importance et la nature des prix
  • Les éventuelles possibilités d'hébergement
  • Le bordereau d'engagement.

S'assurer du concours - d'un jury : lister les postes à pourvoir

Des médias : PQR, Radios, Télés

Posséder toutes les autorisations :leur nombre varie suivant les plans d'eau (Préfecture, Mairie, DDAS, EDF SACEM etc Attention les délais sont parfois relativement longs (3 mois)

Les Assurances :il est préférable de souscrire une assurance organisateur .Il est parfois demandé d'assurer le site lui même, berges comprises ;une attestation d'assurance est souvent demandée dans le dossier sécurité de la préfecture.
Prévoir un éventuel circuit de remplacement pour les épreuves pouvant être rendues impossibles pour conditions météo, particulièrement en mer ou océan.

La réglementation : se reporter au règlement FINA

Le départ :

• Se donne dans une profondeur d'eau suffisante pour pouvoir nager immédiatement
• Les nageurs doivent être alignés , le numéro le moins élevé sur la gauche
• Une ligne peut-être tendue à laquelle s'accrochent les nageurs.

Le parcours :

• Tous les virages et changements de direction doivent être clairement indiqués par de grosses bouées et contrôlés par des inspecteurs de virages.
• Des bouées directionnelles indicatives (si possible de tailles ou de couleurs différentes des bouées de contournement) peuvent être placées dans les lignes droites ou les repères manquent.

La fin de course :

• L'aire conduisant à l'arrivée doit être clairement balisée par des lignes de nage ou des lignes de bouées se rétrécissant de plus en plus jusqu'à la plaque d'arrivée ; les bateaux accompagnateurs ne doivent pas rentrer dans ce chenal ou entonnoir d'arrivée.
• La plaque d'arrivée (environ 1mX2,50m minimum et 5,00 maxi)doit être visible de loin et dans la mesure du possible ,permettre au nageur de dégager vers l'avant après l'avoir touchée.
• Une caméra vidéo doit être placée dans l'alignement de la plaque chaque fois que possible

Sécurité et Conseils d'organisation :

Prévoir sur l'eau :

• une embarcation dite de tête capable de donner la bonne direction au nageurs, elle doit être bien voyante et se trouver en avant des premiers nageurs , la distance dépend de son importance , de sa visibilité et de son mode de propulsion, attention aux fumées et gaz d'échappement.
• une embarcation de queue au titre de bateau balai.
• une embarcation à moteur pour le juge-arbitre.
• une embarcation à moteur pour le responsable médical (médecin, secouriste ...)
• des embarcations pour suivre et encadrer les participants (ex : Kayaks, canoës expérimentés)
• aucun nageur ne doit sortir à aucun moment du champ visuel d'une des embarcations
• si possible relier entre elles par talkie walkie, radio ou CB le maximum d'embarcations.
• une embarcation pour un commentateur relié à la sono de l'aire d'arrivée.
• une embarcation pour les médias.
• Pour des courses d'une durée de plus de deux heures ou de 10km, prévoir un bateau accompagnateur par nageur où prendront place le coach et un juge ou des plateformes de ravitaillement.

Prévoir à terre :

• Une aire d'accueil et de repos si possible couverte et médicalisée (un ou deux lits de repos, couvertures et couvertures de survie)
• Un site « ravitaillement » pourvu de boissons chaudes et froides et d'une collation.
• Si possible une sonorisation en liaison directe avec la course.
• Les relations avec des secours importants (Ambulance, Pompiers, SAMU suivant exigences préfectorales)
• Un ensemble vidéo (caméscope, moniteur, ralenti) pour filmer l'arrivée et déterminer les classements.
• Un secrétariat capable de donner et de reproduire rapidement les résultats.

NB : Il n'y a jamais de règles de sécurité parfaites, la sécurité s'étudie en fonction :

• Du site
• Des conditions météo
• Du niveau des participants
• Du niveau d'expérience de l'équipe organisatrice
• Du contexte général